オフィス移転マニュアル

オフィス探し隊の移転マニュアルでは事務所・オフィス移転の流れやチェック項目を説明しております。企画段階でのチェック項目から移転完了後の確認事項まで細かく説明しております。お客様の事務所・オフィス移転のマニュアルとして是非ご利用下さい。
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■移転目的

新規設立・業務拡張・人員増員・業務の効率化・企業のイメージアップ・コスト削減など

■移転計画の立案

  • 現在のオフィスの賃貸借契約の内容の確認
  • 現在のオフィスの解約予告期間の確認(通常3ヶ月~6ヶ月)
  • 保証金・敷金の返還時期及び返還金額の確認
  • 現在のオフィスの原状回復の範囲・金額の確認
  • 移転時期の確定

■移転先の物件の条件設定

立地条件 最寄り駅からの距離・取引先・社員の通勤のアクセス・周辺環境(大通りに面してるか・飲食店・コンビニ・金融機関等の有無)
面積 現在の使用面積を参考に何坪必要か確認。将来の組織体制等も考慮に入れると良い。
※ 一般的にパブリックスペースを含めて1人当たり3坪前後が基準 但し、契約面積に共用部分を含む物件もあり物件ごとに確認が必要
予算設定 賃料・共益費・敷金(保証金)、その他(水道光熱費・ゴミ処理代等)
設備面 空調設備・セキュリティ・OAフロアー・光ファイバー・電気容量・電話回線数 ・床荷重 ・駐車場 ・耐震、アスベスト問題
入居時期 解約予告・事業計画等の確認 業務の繁忙期等の関係
グレード 築年数 ・外観・エントランスのグレード等

■入居申込書の提出

最終的な物件候補の選出が終わると、その物件の貸主(ビルオーナー)に「貸室申込書」を提出します。一般的に貸室申込書と合わせて会社概要を提出いたします。通常、オーナーは、独自の審査を経て、1週間前後で申込者に可否の返答をします。ただし、他のテナントとの競合などの事情により不承諾となる場合もありますので、あらかじめ、候補物件はいくつか選んでおく事も必要です。

■契約前の事前確認

  • 契約書の内容を雛形にて確認。
  • 契約書の文言に関しては、この時点で貸主と調整する

■契約時必要書類

  • 実印 ・印鑑証明書(会社及び代表者)・代表者住民票・会社登記簿謄本または抄本
  • 預託金 ・前払家賃 ・共益費 ・仲介手数料
    ※ 貸主によって準備する書類も異なるケースもある為、事前に確認が必要

■オフィスレイアウトプラン

  • 社員1人当たりのワークスペースの確認(3坪前後)
  • 会議室・応接室・書庫・休憩室・役員室・会社の受付まわり等のスペースの確認

■オフィス環境の構築

  • オフィス家具の購入
  • オフィスの内装工事
  • オフィスの電話・LAN配線・電気工事等のネットワーク環境の構築

■回線等の移設手配

  • 電話・FAX・OA機器等の移設の手配

■引越し業者の選定

  • 見積もり金額の確定
  • 引越日時の確認
  • 変更(各種伝票・レターヘッド・封筒類

■変更届け

  • 郵便局への移転届け
  • 印刷物の表示変更
    (名刺・各種ゴム印・封筒類・各種伝票・商品カタログ・パンフレット類・会社案内・看板・その他)

■関係官庁への届出

法務局・税務署・都道府県税事務所・社会保険事務所・公共職業安定所・労働基準監督署・消防署・警察署・その他。